Outlook: E-Mails zeitversetzt senden | So planen Sie den Versand von Nachrichten

Das zeitversetzte Senden von E-Mails in Microsoft Outlook ist ein nützliches Feature, um Nachrichten zu planen und sicherzustellen, dass sie zur optimalen Zeit (z. B. während der Geschäftszeiten des Empfängers) zugestellt werden. Das Problem ist, dass diese Funktion nicht sofort sichtbar ist und bestimmte Voraussetzungen erfordert. Die Kernaussage der Lösung ist, dass Sie die Funktion "Zustellung verzögern" nutzen müssen, die sich in den Optionen der jeweiligen E-Mail befindet, um Datum und Uhrzeit des Versands festzulegen, wobei Ihr Outlook-Client oder der Exchange-Server online sein muss.

Wichtige Voraussetzungen für den zeitversetzten Versand

Die Funktionsweise des zeitversetzten Sendens hängt davon ab, welche Art von Konto Sie verwenden:

1. Exchange/Microsoft 365 Konto: Wenn Sie mit einem Exchange-Server (Unternehmenskonto) verbunden sind, übernimmt der Server die Speicherung und den Versand. Sie müssen Outlook nicht geöffnet lassen.
2. POP/IMAP Konto (Private Konten): Wenn Sie ein POP- oder IMAP-Konto verwenden, muss Ihr Outlook-Client geöffnet und mit dem Internet verbunden sein, damit die E-Mail zur geplanten Zeit gesendet werden kann.

Anleitung: Eine einzelne E-Mail zeitversetzt senden

So legen Sie den gewünschten Sendezeitpunkt für eine Nachricht fest.

Schritt 1: Neue E-Mail erstellen

1. Öffnen Sie Microsoft Outlook und klicken Sie auf "Neue E-Mail".
2. Verfassen Sie die Nachricht wie gewohnt, einschließlich Empfänger, Betreff und Inhalt.

Schritt 2: Zustellung verzögern öffnen

1. Wechseln Sie im Fenster der neuen Nachricht zur Registerkarte "Optionen".
2. Klicken Sie in der Gruppe "Weitere Optionen" auf "Zustellung verzögern" (oder "Zustellung Optionen").

Schritt 3: Datum und Uhrzeit festlegen

1. Suchen Sie im Dialogfeld "Eigenschaften" unter der Rubrik "Zustellungsoptionen" das Kontrollkästchen "Senden erst ab".
2. Setzen Sie den Haken bei diesem Kontrollkästchen.
3. Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit aus, zu der die E-Mail gesendet werden soll.

Schritt 4: Nachricht absenden

1. Klicken Sie auf "Schließen" (oder "OK"), um die Einstellungen zu speichern.
2. Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf "Senden".
   • Ergebnis: Die E-Mail wird nicht sofort gesendet, sondern im Ordner "Postausgang" gespeichert, bis der festgelegte Sendezeitpunkt erreicht ist.

Anleitung 2: Verzögerte Zustellung aufheben oder ändern

So bearbeiten Sie eine im Postausgang wartende E-Mail.

Schritt 5: E-Mail bearbeiten

1. Navigieren Sie zum Ordner "Postausgang".
2. Öffnen Sie die E-Mail, die Sie ändern möchten.
3. Gehen Sie erneut zu "Optionen" | dann "Zustellung verzögern".
4. Ändern Sie das Datum/die Uhrzeit oder entfernen Sie den Haken bei "Senden erst ab", um die E-Mail sofort zu senden.
5. Klicken Sie auf "Senden", um die Änderung zu speichern.

FAQ (Häufig gestellte Fragen)

F: Kann ich eine standardmäßige Verzögerung für alle E-Mails einrichten? A: Ja. Sie können eine Regel erstellen. Gehen Sie zu "Datei" | "Regeln und Benachrichtigungen verwalten" | "Neue Regel" | "Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden". Wählen Sie dann als Aktion "Zustellung um eine Anzahl von Minuten verzögern" (z. B. 1 Minute), was die Möglichkeit bietet, die E-Mail nach dem Klick auf "Senden" schnell zurückzuholen.

F: Was passiert, wenn ich den PC ausschalte, bevor die E-Mail gesendet wird? A: Bei POP/IMAP-Konten wird die E-Mail nicht gesendet, bis Sie Outlook und den PC wieder starten und eine Internetverbindung besteht. Bei Exchange/Microsoft 365-Konten erfolgt der Versand durch den Server, unabhängig davon, ob Ihr PC ausgeschaltet ist.

F: Wird der Empfänger über die Verzögerung informiert? A: Nein. Die E-Mail kommt beim Empfänger genau zu dem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt an. Es gibt keinen Hinweis darauf, dass die Nachricht bereits früher verfasst wurde.

Erfahrungsbericht des Autors Manuel

Ich arbeite oft spät abends, möchte aber nicht, dass meine Kunden E-Mails um 23:00 Uhr erhalten, da dies unprofessionell wirkt. Die Funktion "Zustellung verzögern" ist dafür perfekt. Ich schreibe meine E-Mails wie gewohnt und stelle dann unter Optionen | Zustellung verzögern die Uhrzeit auf den nächsten Morgen um 8:00 Uhr ein. Da ich ein Microsoft 365 Konto nutze, muss ich mir keine Sorgen machen, ob mein Laptop eingeschaltet ist. Die E-Mail wird zuverlässig pünktlich zugestellt. Diese einfache Einstellung hat meine Geschäftsroutine professionalisiert.