Windows 11 Mail: Kontakte importieren – So geht's einfach und schnell

Die Windows 11 Mail-App ist für viele Nutzer das zentrale Tool zur E-Mail-Verwaltung. Doch was tun, wenn Sie Ihre bestehenden Kontakte aus einer anderen Quelle importieren möchten? Ob von einem alten E-Mail-Programm, einem CSV-Export oder einem anderen Dienst – der Import von Kontakten ist essenziell, um Ihre Kommunikationsdaten zentral und aktuell zu halten. Da die Mail-App selbst keine direkte Importfunktion für lokale Dateien bietet, erfolgt der Weg über Microsofts Online-Dienste.

Dieser Blog-Beitrag erklärt Ihnen, wie Sie Ihre Kontakte effizient in die Windows 11 Mail-App importieren können, indem Sie den Weg über Outlook.com (Microsoft-Konto) nutzen, welches die Kontaktverwaltung für die Mail-App übernimmt.

Warum der Weg über Outlook.com?

Die Windows 11 Mail-App ist eng mit Ihrem Microsoft-Konto und den damit verknüpften Diensten (wie Outlook.com, OneDrive) integriert. Kontakte werden nicht lokal in der Mail-App gespeichert, sondern synchronisiert mit dem Personen-Dienst, der zu Ihrem Microsoft-Konto gehört. Das bedeutet, wenn Sie Kontakte in die Mail-App bringen möchten, müssen diese zuerst in Ihr Microsoft-Konto importiert werden.

Dies hat den Vorteil, dass Ihre Kontakte geräteübergreifend verfügbar sind und bei jeder Anmeldung mit Ihrem Microsoft-Konto in der Mail-App synchronisiert werden.

Anleitung: Kontakte in Windows 11 Mail importieren (über Outlook.com)

Diese Anleitung führt Sie durch den Prozess des Imports von Kontakten aus einer CSV-Datei, dem gängigsten Format für den Export von Kontaktdaten.

Schritt 1: Kontakte als CSV-Datei exportieren

Bevor Sie importieren können, müssen Ihre Kontakte in einem kompatiblen Format vorliegen. Das CSV-Format (Comma Separated Values) ist hierfür der Standard.

• Aus Outlook (Desktop-App):
  1. Öffnen Sie Outlook.
  2. Gehen Sie zu "Datei" > "Öffnen und Exportieren" > "Importieren/Exportieren".
  3. Wählen Sie "In Datei exportieren" und dann "Durch Trennzeichen getrennte Werte" (CSV).
  4. Wählen Sie den Ordner "Kontakte" aus, den Sie exportieren möchten, und speichern Sie die CSV-Datei an einem leicht auffindbaren Ort.
• Aus Gmail/Google Kontakte:
  1. Besuchen Sie contacts.google.com.
  2. Wählen Sie die Kontakte aus, die Sie exportieren möchten, oder wählen Sie alle.
  3. Klicken Sie auf das "Exportieren"-Symbol (oft ein Pfeil nach außen) und wählen Sie "CSV (für Google Kontakte)" oder "CSV (für Outlook)", wobei die Outlook-Option meist besser für Microsoft-Dienste geeignet ist.
• Aus anderen Diensten/Programmen: Suchen Sie in Ihrem jeweiligen E-Mail-Client oder Online-Dienst nach einer Option zum "Exportieren von Kontakten" und wählen Sie das CSV-Format.

Schritt 2: Kontakte in Outlook.com importieren

Nun importieren Sie die zuvor exportierte CSV-Datei in Ihr Microsoft-Konto.

1. Outlook.com öffnen: Öffnen Sie Ihren Webbrowser und gehen Sie zu http://outlook.com/people (oder loggen Sie sich in Ihr Outlook.com-Konto ein und klicken Sie links unten auf das Personen-Symbol).
2. Import-Funktion finden:
   • Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf "Kontakte".
   • Suchen Sie oben in der Menüleiste nach dem Menüpunkt "Verwalten" oder dem "Import-Symbol" (oft ein nach innen zeigender Pfeil).
   • Wählen Sie "Kontakte importieren" aus dem Dropdown-Menü.
3. CSV-Datei auswählen:
   • Klicken Sie auf "Durchsuchen" und wählen Sie die CSV-Datei aus, die Sie in Schritt 1 exportiert haben.
   • Klicken Sie auf "Öffnen".
4. Zuordnen und importieren:
   • Outlook.com versucht nun, die Spaltenüberschriften Ihrer CSV-Datei automatisch den entsprechenden Kontaktfeldern zuzuordnen (z.B. "Vorname" zu "Given Name", "Telefon" zu "Phone Number").
   • Prüfen und korrigieren Sie diese Zuordnungen sorgfältig, falls sie nicht korrekt sind. Dies ist ein entscheidender Schritt für die korrekte Anzeige Ihrer Kontakte.
   • Wenn alles korrekt zugeordnet ist, klicken Sie auf "Importieren".

Schritt 3: Kontakte in der Windows 11 Mail-App synchronisieren

Nachdem die Kontakte erfolgreich in Outlook.com importiert wurden, synchronisiert sich Ihre Windows 11 Mail-App automatisch damit.

1. Mail-App öffnen: Öffnen Sie die Windows 11 Mail-App.
2. Konten synchronisieren:
   • Klicken Sie in der Mail-App auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) unten links.
   • Gehen Sie zu "Konten verwalten".
   • Wählen Sie das Microsoft-Konto aus, mit dem Sie Ihre Kontakte synchronisieren möchten.
   • Klicken Sie auf "Synchronisierungseinstellungen für Postfach ändern".
   • Stellen Sie sicher, dass "Kontakte synchronisieren" aktiviert ist und dass die Häufigkeit der Synchronisierung auf eine geeignete Einstellung gesetzt ist (z.B. "Immer").
   • Klicken Sie auf "Fertig" und "Speichern".
3. Manuelle Synchronisierung: Manchmal hilft es, die Mail-App einfach zu schließen und neu zu öffnen oder in der Mail-App auf das Synchronisieren-Symbol (oft zwei Pfeile im Kreis) zu klicken.

Ihre importierten Kontakte sollten nun in der Windows 11 Mail-App unter dem Abschnitt "Personen" (oder dem Personen-Symbol in der App) sichtbar sein und für E-Mails zur Verfügung stehen.

Wichtige Hinweise

• Duplikate: Wenn Sie Kontakte mehrfach importieren, kann es zu Duplikaten kommen. Outlook.com bietet Funktionen zum Zusammenführen von doppelten Kontakten unter "Verwalten > Kontakte bereinigen".
• Andere Konten: Wenn Sie andere E-Mail-Konten (z.B. Gmail, iCloud) in Ihrer Mail-App verwenden, synchronisieren diese ihre Kontakte möglicherweise ebenfalls. Der Importweg über Outlook.com gilt spezifisch für Kontakte, die Sie in Ihr Microsoft-Konto bringen möchten.
• Formatierung der CSV-Datei: Achten Sie darauf, dass Ihre CSV-Datei korrekt formatiert ist und die Spalten klar benannt sind, um die Zuordnung beim Import zu erleichtern.

Mit diesem Vorgehen ist der Import Ihrer Kontakte in die Windows 11 Mail-App ein unkomplizierter Prozess, der Ihre gesamte Kommunikation organisiert und effizient hält.